那珂川町文書取扱規程

○那珂川町文書取扱規程平成17年10月1日訓令第12号 (趣旨) 第1条　この訓令は、文書の取扱いに関し別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。 (定義) 第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。 (1)　文書等　職員が職務上作成し、又は取得した文書及び図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、職員が組織的に用いるものとして町長が保有しているものをいう。 (2)　主管課　那珂川町行政組織規則(平成17年那珂川町規則第3号)に定めるそれぞれの事務を分掌する課をいう。 (3)　完結年度　処理が完結した文書等(以下「完結文書」という。)の完結した日の属する年度をいう。 (4)　起案文書　那珂川町決裁規程(平成17年那珂川町訓令第11号)第4条に規定する決裁の権限を有する者の決裁を求めるために作成する文書等をいう。 (5)　文書事務　文書等の作成、取得から廃棄に至るまでの文書等に関する一切の事務をいう。 (6)　原議　決裁の手続を終了し、決裁印が押印された起案文書をいう。 (文書等取扱いの原則) 第3条　職員は、文書等を取り扱う際には、適正かつ円滑に処理し、散逸、汚損等のないようにするとともに、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。 (文書等の管理体制) 第4条　総務課長は、本町における文書事務を総括する。 2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、文書事務に関する規程類の整備及び指導を行うものとする。 3　主管課の長(以下「主管課長」という。)は、主管課における文書事務を総括し、文書事務の適正かつ円滑な処理の促進を図らなければならない。 (文書管理主任) 第5条　主管課長の行う文書事務の処理を適正かつ円滑に行わせるため、主管課に文書管理主任を置く。 2　文書管理主任は、主管課長を補佐する職員のなかから、主管課長が指定するものをもってこれに充てるものとする。 (文書管理主任の職務) 第6条　文書管理主任は、主管課長の命を受けて、主管課における次に掲げる事務を処理する。 (1)　文書等の収受、配布及び発送の事務に関すること。 (2)　施行する文書等の審査に関すること。 (3)　文書事務の指導及び改善に関すること。 (4)　文書事務の処理の促進に関すること。 (5)　文書等の整理及び管理に関すること。 (6)　文書等の廃棄に関すること。 (7)　文書管理システムの利用促進に関すること。 (8)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関すること。 2　前項に定めるもののほか、主管課の文書管理主任は、完結文書の引継ぎ、広報搭載に関する事務を処理する。 (文書事務に必要な帳票) 第7条　各課に次の帳票を備えるものとする。 (1)　文書処理簿(様式第1号) (2)　指令番号簿(様式第2号) (3)　発生予定文書管理表(様式第3号) (4)　課別文書管理表(様式第4号) (5)　引継文書目録(様式第5号) (6)　廃棄文書リスト(様式第6号) 2　前項に定めるものの他、申請、届出、報告等の文書処理のため主管課長が必要と認めるときは、適宜に帳票等を備えることができる。 (平22訓令9・一部改正) (公文の種類及び書式) 第8条　公文の種類及び書式は、那珂川町公文例規程(平成17年那珂川町訓令第13号)による。 (文書等の受領) 第9条　本庁に到達した文書等は、行政係長が受領するものとする。ただし、直接主管課に到達した文書等にあっては、主管課長が受領するものとする。 (料金未納等郵便物の受領) 第10条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が到達したときは、公務に関するものと認められるものに限り、郵便切手等により所定の料金を納付して受領するものとする。 (本庁における特別扱い文書の記載) 第11条　行政係長は、第9条の規定により受領した文書のうち、電報、書留等の郵便物及び「親展」、「金券在中」、「有価証券在中」その他これらに類する文字が表示されている封書(以下「特別扱い文書」という。)を受領したときは、特別扱い文書処理簿(様式第7号)に記載の上処理しなければならない。 (平22訓令9・一部改正) (本庁における文書等の配布) 第12条　第9条の規定により行政係長が受領した文書等は、次に定めるところにより主管課長に配布しなければならない。 (1)　特別扱い文書は、特別扱い文書処理簿に受領印を受けること。 (2)　前号以外の文書等は、主管課ごとに一括し、文書箱を設けて配布するものとする。 (3)　2課以上に関係ある文書等は、最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。 2　行政係長は受領した封書で主管課が不明なものは、当該封筒を開封することができる。 (収受の手続) 第13条　文書管理主任は、第9条ただし書の規定により受領した文書等若しくは前条の規定により配布を受けた文書等については、当該文書等の処理方針について主管課長の指示を受け、次に定めるところにより収受の手続をしなければならない。 (1)　親展文書　封筒に収受印(様式第8号)を押印する。 (2)　その他の文書等　当該封筒を開封し、文書の余白又は文書等の適切な場所に収受印を押印する。ただし、資料印刷物その他の文書等で収受印の押印を必要としないものについては、受付印(様式第9号)を押印する。 2　文書管理主任は、前項の規定により収受した文書等(以下「収受文書」という。)を主管課の事務を分掌する担当係の長(以下「担当係長」という。)に配布するものとする。 3　収受文書の配布を受けた担当係長は、主管課の事務を分掌する担当者(以下「担当者」という。)に収受文書を配布し、当該収受文書の処理方針について指示するものとする。 4　当該収受文書の処理方針について指示を受けた担当者は、次の各号のいずれかに該当するときは、文書処理簿に所定の事項を記入し、当該収受文書の収受印欄に文書処理簿に付された番号を記入するものとする。 (1)　許可、認可、交付、認定等の申請、願い等に関する文書等 (2)　不服申立書、訴状 (3)　国、県からの通達、通知 (4)　照会、依頼等の文書等(軽易なものを除く。) (平22訓令9・一部改正) (本庁における関係課への文書等の配布) 第14条　主管課長は、収受文書の事案の内容が他の課の分掌事務に関係すると認められるときは、当該収受文書の写しを関係する主管課長に配布しなければならない。 (親展文書の取扱い) 第15条　町長、副町長あての文書で、町長又は副町長が自ら処理するもの及び総務課長が処理するもの以外のものについては、行政係長は、当該文書を主管課長に回付しなければならない。 2　前項以外の親展文書にあっては、封のまま名あて人に配布しなければならない。 3　主管課長自ら処理する親展文書については、親展文書整理簿(様式第10号)に所定の事項を記入し、その処理の経過を記録しなければならない。 (平19訓令15・平22訓令9・一部改正) (収受文書の進行管理) 第16条　文書管理主任は、常に収受文書の処理状況を掌握し、迅速な処理が行われるよう担当係長を監督するものとする。 2　担当係長は、常に収受文書の処理状況を掌握し、処理の促進に努めなければならない。 (処理の完結) 第17条　担当者は、収受文書の処理が完結したときは、文書処理簿に完結月日等を記入するものとする。 (起案) 第18条　起案文書の作成は、回議用紙(様式第11号)を用いて行わなければならない。 (平22訓令9・一部改正) (回議用紙を用いない起案) 第19条　軽易な事案に係る起案は、回議用紙を用いず、付せんを用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設けて伺い文を当該余白に朱書きしなければならない。ただし、伺う内容がその文書から容易に判断できる場合は、伺文を省略することができる (参考事項の付記等) 第20条　起案文書には、起案の理由、根拠法令その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係資料を添付しなければならない。 (文書等の書き表し方) 第21条　文書の書式及び書き表し方は、那珂川町公文例規程によるものとする。 2　文書等は、左横書きで書き表すものとする。ただし、次に掲げる文書等は、縦書きとする。 (1)　法令により様式を縦書きと定められた文書等 (2)　賞状、表彰状、祝辞その他これらに類する文書 (3)　前2号のほか、総務課長が縦書きを要すると認めた文書等 (文書等の施行者名) 第22条　文書等の施行者名は、町長名を用いなければならない。ただし、文書等の性質及びその内容により、副町長名、総務課長名、課長名又は施設の長名を用いることができる。 2　前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるもの又は特に必要があるものは、町名、施設名等を用いることができる。 3　第1項の規定にかかわらず町の組織内に発する文書等又は軽易な文書等には、施行者の職名を用い、氏名を省略することができる。 (平19訓令15・一部改正) (起案文書の決裁順序) 第23条　起案文書は、担当係長から順次上司の回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。 (会議用紙の記入要領) 第24条　回議用紙の記入要領は、別記に定めるところによる。 (起案文書の持ち回り) 第25条　起案文書のうち重要なもの又は説明を要するものについては、主管課長又はこれらの命を受けた者が持ち回り、決裁を受けなければならない。 (合議) 第26条　2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後原議又はその写しを回覧するものとする。 2　合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。 3　前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。 4　合議先の認印は、原則として課長補佐以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。 5　町行政の運営又は重要な事業に関する決裁文書は、総務課長及び財政担当課長に合議しなければならない。 (合議した起案文書の回示等) 第27条　前条の規定により合議した起案文書について、その決裁の趣旨が当初の起案と異なったとき又は廃案になったときは、主管課長は合議した関係課長等にその旨を通知し、又は原議を回示しなければならない。 (条例案等の審査) 第28条　条例案、規則案、訓令案その他の規程案は、起案文書を主管課長に回議してから行政係長の審査を受けなければならない。この場合において、違式若しくは違法又は字句の訂正を要すると認めたときは、行政係長は、これを加除し、又は訂正することができる。 2　総務課長は、条例、規則、訓令その他の規程の制定及び改廃について必要があると認めるときは、主管課長に対して適当な処置を講ずることを求めることができる。 (文書等の記号及び番号) 第29条　施行する文書等には、次の表に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。区分記号番号条例　総務課長が備える条例等台帳(様式第12号その1．その2)による毎年1月1日に第1号から始まる区分ごとの番号規則訓令公告総務課長が備える公告・公示簿(様式第13号)による毎年4月1日に第1号から始まる区分ごとの番号指令那珂川町指令の次に別表第1に定める記号指令番号簿による毎年4月1日に第1号から始まる一連の番号その他の文書等那珂の次に別表第1に定める記号文書処理簿による毎年4月1日に第1号から始まる一連の番号(平成17年度は10月1日から始まる) 2　前項の表に定めるその他の文書等で軽易なものにあっては、文書等の番号を省略し、号外とすることができる。 3　庁内各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としない。 (平22訓令9・一部改正) (浄書) 第30条　浄書、印刷を要する文書等については、起案又は起案者の委任を受けた者が適切な方法により行うものとする。 2　浄書が終わったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。 3　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の「校合」の欄に押印しなければならない。 (公印の押印) 第31条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、町の組織内に発する文書(通達その他重要な文書を除く。)又は軽易な文書については、これを省略することができる。 (文書等の発送) 第32条　決裁が終了した文書等の発送は、行政係長が行うものとする。 2　文書等を発送するときは、文書処理簿に発送年月日を記入し、荷造り又は封入した上、行政係長に回付しなければならない。 3　文書管理主任は、文書等を発送したときは、原議に認印を押印しなければならない。 4　第1項の規定にかかわらず、電報、貨物便、ファクシミリ、電子メール、直渡し等により文書等を発送する場合は、主管課の文書管理主任が行うものとする。 (発送の方法) 第33条　行政係長は、回付を受けた文書等を郵便その他適当な方法で発送しなければならない。 (文書等の整理) 第34条　文書等は、常に一定の場所に保管し、担当者が不在のときでも速やかに利用できるようその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。 (文書管理表) 第35条　主管課長は、文書等を整理するため、主管課ごとに発生予定文書管理表を作成するためのデータを電磁的記録により、当該年度始めに総務課長に提出しなければならない。 2　前項の発生予定文書管理表について、当該年度内に変更を必要とする事由が生じたときは、その都度加除訂正し、文書により総務課長に報告するものとする。 3　主管課長は、当該年次終了後速やかに発生予定文書管理表をもとに課別文書管理表を作成するためのデータを電磁的記録により総務課長に提出しなければならない。 4　主管課長は、前項において作成された課別文書管理表について、その内容を変更したときは、その旨文書により総務課長に報告するものとする。 (完結文書の整理及び保管) 第36条　完結文書は、次の各号に定めるところにより整理し、保管しなければならない。 (1)　完結文書は、必要に応じて利用することができるようにフラットファイルに綴り、主管課長が指定した書架に収納して置くものとする。ただし、形状等によりフラットファイルでの管理が困難なものについてはこの限りでない。 (2)　完結文書は、会計年度ごとに共通文書(すべての課又は複数の課が保有している文書等をいう。)及び固有文書(共通文書以外の文書等をいう。)に分類し、更に常用文書(主管課において、使用頻度の高い共通文書及び固有文書をいう。以下同じ。)及び通常文書(常用文書以外の文書等をいう。)に分類すること。ただし、完結年度が2年以上にわたる完結文書にあっては、発生の年度に属するフラットファイル等に整理すること。 (3)　前2号により、完結文書を保管する場合において、あらかじめ主管課長は、事務の合理性を考え会計年度ごとに保管場所の指定を行うものとする。 2　完結文書の主管課における保管期間は、当該文書が発生した日の属する年度の翌年度末までとする。ただし常用文書については、第37条第1項の保存年限が到来するまでとする。 (完結文書の保存年限) 第37条　完結文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年とし、別表第2に掲げる基準に基づいて、主管課長が定めるものとする。 2　主管課長は、完結文書の保存年限の見直しを随時行い、必要があるときは、当該完結文書の保存年限を変更することができる。 3　前2項の規定にかかわらず、保存年限到来後において、事務処理上必要があると認めるものについては、その必要とする期間保存年限を延長することができる。 4　保存年限は、当該完結文書の完結年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、処理完結の日の属する年の会計年度文書に準じて起算する。 (引継ぎ文書の整理等) 第38条　文書管理主任者は、保存年限が5年以上の文書を保存年限別に区分して保存箱にフラットファイルに綴ったまま収納する。 2　保存箱には、次の事項を記載する。 (1)　保存箱番号 (2)　主管課等名 (3)　完結年度又は完結年 (4)　保存年限 (5)　廃棄年月日又は保存満期年月日 (文書の引継ぎ) 第39条　主管課長等は、前条の規定により整理された文書について、完結年度の翌々年度の8月末までに総務課長に引き継ぐものとする。 (引継文書目録の作成等) 第40条　総務課長は、保管期間を経過した完結文書で保存年限が到来していないもの(以下「保存文書」という。)について引継文書目録を作成しなければならない。 2　前項の引継文書目録は、2部作成し、総務課で1部保管するほか1部を主管課に通知するものとする。 (保存文書の移し変えの手続) 第41条　主管課長は、前条第2項の規定により通知を受けた引継文書目録と保存文書を照合の上、総務課長があらかじめ指定した書架に移し変えるものとする。 2　保存文書の移変えは、総務課長があらかじめ指定した日までに行わなければならない。 (保存文書の管理等) 第42条　引継文書目録により移変えを行った保存文書の管理は、総務課長が行うものとする。 2　当該引継文書目録の内容について変更を必要とする事由が生じたときは、総務課長の承認を得なければならない。 (保存文書の貸出等) 第43条　前条の規定により管理されている保存文書の貸し出しを受けようとする職員は、保存文書貸出簿(様式第14号)に所定の事項を記入して総務課長の承認を得なければならない。 2　前項の規定により貸し出しを受けた職員は、当該文書の庁外への持ち出し又は他人への転貸をすることができない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りではない。 (平22訓令9・一部改正) (完結文書の廃棄) 第44条　主管課長は、保存年限が到来した完結文書を廃棄するものとする。 2　前項の規定にかかわらず、総務課長が指定する書庫において保存されている完結文書については、総務課長が主管課長と協議して適正な方法で廃棄することができる。 3　前2項の規定にかかわらず、資料として保存する価値があると認めるものは、適切な施設に移管することができる。 (保管文書及び保存文書の廃棄等) 第45条　総務課長は、保管文書及び保存文書のうち保存年限を経過したものについては、廃棄文書リストを作成し、保管文書ついては主管課において、保存文書については主管課と協議し総務課において、当該リストと廃棄しようとするこれらの文書を照合の上、廃棄しなければならない。 2　前項の規定にかかわらず保存年限を経過した保管文書及び保存文書のうち保管及び保存する必要があるものについては、総務課長の承認を得て、保存年限を延長することができる。この場合において、引継ぎ文書目録の備考欄にその旨を明記し、当該引継ぎ文書目録の内容を変更しなければならない。 (町議会提出議案) 第46条　町議会に提出する議案は、主管課長が作成し、総務課長に送付しなければならない。 2　総務課長は、前項の議案原稿の送付を受けたときは、これを一括し、議案を編成しなければならない。 (条例の公布手続) 第47条　条例案について、町議会の議長から議決の旨の通知があったときは、総務課長は、直ちに公布の手続をとらなければならない。 (告示) 第48条　告示その他公表に関する事案(条例を除く。)は、主管課長が作成し、原議とともに総務課長に送付しなければならない。 (本庁以外の文書の取扱い) 第49条　本庁以外において取り扱う文書については、別に定めがあるもののほか、この訓令の規定の例による。 (その他) 第50条　この訓令に定めるもののほか、文書等の取扱い等に関し必要な事項は、別に定める。附　則 (施行期日) 1　この訓令は、平成17年10月1日から施行する。 (経過措置) 2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の馬頭町文書取扱規程(平成15年馬頭町規程第2号)又は小川町文書取扱規程(平成14年小川町規程第3号)(以下これらを「合併前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。 3　当分の間、合併前の訓令により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の訓令の例による。附　則(平成19年3月15日訓令第15号) この訓令は、平成19年4月1日から施行する。附　則(平成20年12月18日訓令第16号) この訓令は、平成21年4月1日から施行する。附　則(平成22年3月31日訓令第9号) この訓令は、平成22年4月1日から施行する。別表第1(第29条関係) (平20訓令16・一部改正) 記号主管課名又は施設名記号総務課総企画財政課企税務課税住民生活課住健康福祉課健建設課建農林振興課農商工観光課商総合窓口課総窓会計課会上下水道課水環境総合推進室環総　　　　　　　　　　　　　　別表第2(第37条関係) (平19訓令15・全改) 文書分類表類目付記種別類目第Ⅰ種(永年) 第Ⅱ種(10年) 第Ⅲ種(5年) 第Ⅳ種(1年) A　行政組織 0　諸務　　 ①事務概要作成報告に関する文書 ①行政組織に関する軽易な文書 1　行政区域 ①行政区域設定変更に関する文書 ②隣接市町村編入に関する文書 ③字名区域設定変更に関する文書　　　 2　議会 ①議会に関する特に重要な文書 ①議会に関する重要な文書 ①議会に関する文書 ①議会関係に関する軽易な文書 3　選挙　　 ①選挙管理委員会との連絡に関する文書　 4　監査 ①監査等に関する特に重要な文書 ①監査等に関する重要な文書 ①監査等に関する文書 ①監査等に関する軽易な文書 5　教育　　 ①教育委員会との連絡に関する文書　 6　組織運営 ①職別の調査・合理化に関する重要な文書 ②支所(出張所)等設置廃止に関する文書 ①特命事項の事業企画に関する文書 ②事務改善に関する重要な文書 ③行政効果の測定に関する重要な文書 ①事務改善に関する文書 ②企画調査に関する軽易な文書　 7　地域振興 ①新町建設計画に関する重要な文書 ②総合振興計画に関する重要な文書 ③過疎計画に関する重要な文書 ④行政改革に関する重要な文書 ⑤土地利用計画に関する重要な文書 ⑥情報化計画に関する重要な文書 ①新町建設審議会に関する重要な文書 ②新町建設計画に関する諸調査資料 ①新町建設審議会に関する文書 ②新町建設促進補助金に関する文書 ③総合振興計画に関する文書 ④過疎計画に関する文書 ⑤行政改革に関する文書 ⑥土地利用計画に関する文書 ⑦情報化計画に関する文書 ①新町建設に関する軽易な文書 ②総合振興計画に関する軽易な文書 ③過疎計画に関する軽易な文書 ④行政改革に関する軽易な文書 ⑤土地利用計画に関する軽易な文書 ⑥情報化計画に関する軽易な文書 B　庶務 0　諸務 ①渉外に関する重要な文書 ①協議会・諸会議に関する重要な文書 ①協議会・諸会議に関する文書 ②渉外に関する文書 ③人権擁護委員の推薦に関する文書　 1　儀式 ①儀式に関する重要な文書 ②町政功労者に関する文書 ③ほう賞・表彰に関する重要な文書　 ①ほう賞・表彰に関する軽易な文書 ①儀式に関する軽易な文書 2　交際会議 ①交際に関する重要な文書 ②町村長会議に関する重要な文書　 ①交際に関する文書 ②町村長会議に関する照会、回答文書　 3　事務引継ぎ ①町長、副町長引継書 ①会計管理者、課長事務引継書 ①一般事務引継書　 4　文書 ①公印台帳 ②引継文書目録 ③廃棄文書リスト ①公印の改廃調製に関する文書 ②文書取扱いの企画に関する文書 ①文書事務能率に関する文書 ②文書取扱いに関する諸調査の文書 ①文書の取扱いに関する軽易な文書 5　広報広聴 ①広報(5部) ②町勢要覧(3部) ①陳情に関する重要な文書 ①広報広聴に関する調査の文書 ②広報発行に関する文書 ③陳情に関する文書 ④町勢要覧発行に関する文書 ①広報活動に関する軽易な文書 C　法制 0　諸務 ①監督官庁の通達で重要な文書 ①通達に関する軽易な文書 ①法制に関する照会、回答等諸務文書　 1　官公報 ①官報(1組) ②県公報(1組) 　　　 2　例規 ①条例の制定改廃原義書 ②規則の制定改廃原義書 ③告示、訓令、公示に関する重要な文書　 ①条例報告に関する文書 ②告示、訓令、公示に関する文書 ③例規集に関する整理の各簿冊　 3　情報公開　 ①情報保護公開に関する文書 ②不服申し立てに関する文書　　 4　争訟 ①訴願、訴訟、異議申立てに関する文書　 ①争訟に関する軽易な文書　 D　人事 0　諸務 ①人事管理に関する重要な文書 ①公務災害補償に関する文書 ②職員章に関する文書 ①人事(給与)に係る調査、照会に関する文書 ②職員の研修教養に関する文書 ①人事に関する軽易な文書 1　試験任免 ①職員の任免休職に関する文書 ②職員履歴書 ③人事関係記録簿　 ①臨時職員の採用解職に関する文書 ②職員の試験(採用、昇任)に関する文書 ③配置替に関する文書　 2　服務賞罰 ①職員の表彰及び懲戒に関する重要な文書 ②宣誓に関する文書 ①勤務成績に関する文書 ①職員の表彰及び懲戒に関する軽易な文書 ②服務に関する文書 ③当直日誌 ④身分証明に関する文書 ⑤時間外勤務命令簿 ⑥旅行命令簿 ⑦出勤簿 ⑧その他勤務に関する簿冊 ①服務に関する軽易な諸帳簿 3　給与 ①給与体系に関する文書 ②退職に係る諸給与に関する文書 ①昇給に関する文書 ②在職諸給与支給に関する文書 ③給与の切替に関する文書 ④扶養親族認定に関する文書 ⑤年金共済に関する文書 ①臨時職員の給与支給に関する文書 ②所得税源泉徴収に関する文書 ③各種給与に関する諸帳簿 ①給与諸帳票類 4　労務厚生 ①職員団体登録に関する文書 ①福利厚生事業の助成又は実施に関する文書 ②共済組合に関する文書 ③雇用保険、労災保険等の文書 ①労働関係の軽易な文書 ②健康診断に関する文書 ③各種保険の給付に関する文書 ①福利厚生に関する軽易な文書 ②共済組合に関する軽易な文書 E　統計 0　諸務　　 ①各種統計協議会に関する文書　 1　委任統計　　 ①各種委任統計調査の計画及び統計執行に関する文書 ②国勢調査に関する文書 ③農林業センサスに関する文書 ④住宅調査に関する文書 ⑤学校基本調査に関する文書 ⑥商工業に関する統計文書 ⑦事業所統計に関する文書 ⑧その他指定統計に関する文書　 2　固有統計 ①重要な調査統計表 ①世論調査に関する重要資料となる文書 ①統計月報に関する文書 ②常住人口、死因別死亡統計 ③その他固有統計に関する文書　 F　住民 0　諸務　 ①人権擁護に関する重要な文書 ①人権擁護に関する文書 ②自衛隊に関する文書 ③自動車臨時運行許可に関する文書 ④戸籍協議会に関する文書 ⑤住民に関する照会回答文書 ⑥結婚相談所に関する文書 ①住民に関する軽易な文書 1　戸籍 ①戸籍関係訓令通達文書 ②戸籍簿及び見出簿 ③犯罪人名簿 ④除籍簿及び見出簿 ①戸籍受付簿 ②戸籍簿及び見出簿 ①戸籍関係各種簿冊 ②戸籍関係謄本抄本及び各種証明書交付に関する文書 ③戸籍統計に関する文書 ④身元調査に関する文書 ⑤既決犯罪通知書 ⑥犯罪人及び復権者除名簿 ⑦相続税法第58条の報告文書　 2　登録 ①住民基本台帳に関する訓令、通達文書 ②外国人登録に関する訓令通達文書 ③外国人登録原票簿 ④外国人登録番号台帳 ⑤住民簿及び見出簿 ⑥戸籍附票簿 ①住民基本台帳に関する重要な文書 ②公的個人認証サービスに関する文書 ①住民基本台帳関係届書及び各種簿冊 ②住民基本台帳統計報告に関する文書 ③住民票除票簿 ④戸籍附票除票簿 ⑤各種証明書交付に関する文書 ⑥職権記載取扱簿 ⑦外国人登録関係届書及び各種簿冊 ⑧外国人登録統計報告に関する文書 ⑨外国人登録関係発収文書 ⑩外国人登録告発に関する文書 ①住民基本台帳ネットワークに関する軽易な文書 3　印鑑 ①印鑑簿　 ①除印簿 ②印鑑関係各種届出書 ③印鑑証明関係文書　 G　財務 0　諸務 ①財政事情の公表に関する文書　 ①財務計画に関する文書 ②財政調査に関する文書 ①財務に関する軽易な文書 ②所管行政庁に対する財務関係報告 ③財務に関しての照会、回答に関する文書 1　予算 ①当初予算書原本 ②補正予算書原本 ①当初予算編成に関する重要な文書 ②補正予算編成に関する重要な文書 ①予算に関する文書 ②予算要求資料 ③予算繰越使用に関する文書 ①予算に関する軽易な文書 2　決算 ①決算書原本　 ①決算資料　 3　基本財産有価証券 ①基本財産積立金に関する文書 ②有価証券　　 ①基本財産積立金に関する軽易な文書 4　国庫、県支出金　　 ①国庫支出金に関する文書 ②県支出金に関する文書 ①国庫支出金に関する軽易な文書 ②県支出金に関する軽易な文書 5　町債 ①町債台帳 ②町債契約書 ①町債に関する文書　 ①町債に関する軽易な文書 6　町税 ①税制調査及び企画に関する文書 ②土地課税台帳、家屋課税台帳その他課税の基礎となる重要な台帳又はこれらに類する文書 ③課税物件の異動に関する文書 ①町税の統計に関する文書 ②差押及び公売に関する文書 ③不納欠損処分書 ④滞納整理簿 ⑤各種町税徴収簿 ⑥滞納処分執行停止に関する文書 ⑦各種町税課税台帳 ①徴収嘱託及び受託に関する文書 ②税賦課徴収に関する文書 ③町税減免に関する文書 ④固定資産評価審査委員会の審査に関する文書 ⑤報償金支給に関する文書 ⑥課税標準異動及び課税額更正に関する文書 ⑦町税外収入に関する文書 ⑧過誤納金充当、還付に関する文書 ⑨土地、家屋の評価調書 ⑩各種町税申告書 ⑪調定収入報告に関する文書　 7　保険税　 ①保険税収納に関する統計文書 ②差押及び公売に関する文書 ③不納欠損処分書 ④滞納金整理簿 ⑤滞納処分執行停止に関する文書 ⑥保険税賦課台帳及び徴収簿 ①徴収嘱託及び受託に関する文書 ②保険税賦課徴収に関する文書 ③保険税減免に関する文書 ④過誤納金充当還付に関する文書 ⑤保険料賦課標準異動及び賦課更正に関する文書 ⑥保険税申告に関する文書　 8　交付税その他諸収入金 ①交付税に関する重要資料となる文書 ②寄附に関する重要な文書 ①調定及び収入に関する文書 ②その他の収入金に関する重要な文書 ③滞納金整理簿 ④不納欠損処分書 ①交付税及び申請に関する文書 ②諸収入金に関する文書 ③諸収入金減免に関する文書 ④寄附採納に関する文書　 H　会計 0　諸務　　 ①出納員(分任)事務引継書　 1　金銭会計 ①指定金融機関に関する文書 ②歳入月計票 ③歳出月計票 ④一時保管有価証券整理簿 ①現金出納簿 ②歳入歳出に関する文書 ③委任状 ④資金前渡精算書 ⑤概算払精算書 ①支払関係各種文書 ②資金前渡、概算払、前金払整理簿 ③収支に関する各種報告書 ④会計管理者が行う各種検査に関する文書 ⑤収入日計表 ⑥支出日計表 ⑦収支月計対照表 ⑧小切手整理簿 ⑨小切手支払未処理整理簿 ⑩現金受払表 ⑪現金直払表 ⑫指定金融機関出納承認表 ⑬繰替金整理簿 ⑭一時借入金整理簿 ⑮資金前渡員事務引継書 ①金銭会計に関する軽易な文書及び諸帳票類 2　物品会計 ①備品台帳　　　 I　土地建物 0　諸務 ①土地境界明示に関する重要な文書　 ①土地境界明示に関する文書 ①土地境界明示に関する軽易な文書 1　取得処分 ①土地建物取得に関する重要な文書 ②土地建物寄附に関する重要な文書 ③土地建物処分に関する重要な文書 ④国有地譲受けに関する文書　 ①土地建物取得に関する文書 ②土地建物寄附に関する文書 ③土地建物処分に関する文書 ①土地建物取得に関する軽易な文書 ②土地建物寄附に関する軽易な文書 ③土地建物処分に関する軽易な文書 2　貸借 ①土地建物の貸借に関する重要な文書 ②土地建物貸借台帳 ③町有地に関する重要な文書　 ①土地建物の貸借に関する文書 ②町有地に関する文書 ①土地建物の貸借に関する軽易な文書 ②土地建物貸借台帳に登録を終了した文書 ③町有地に関する軽易な文書 3　登記 ①土地建物その他の登記に関する重要な文書　 ①土地建物その他の登記に関する文書 ①土地建物その他の登記に関する軽易な文書 4　管理 ①町有建物管理に関する重要な文書 ②町有財産管理表　 ①町有建物管理に関する文書 ①町有建物管理に関する軽易な文書 5　町営住宅 ①町営住宅台帳 ②町営住宅建設管理に関する重要な文書 ①入居者選考に関する文書 ②町営住宅家賃に関する文書 ①町営住宅の管理に関する文書 ②町営住宅の営繕に関する文書 ①町営住宅に関する軽易な文書 6　法定外公共物 ①法定外公共物譲与申請図書 ②法定外公共物使用、占用に関する重要な文書　 ①法定外公共物に関する軽易な文書　 J　土木 0　諸務 ①土木事業に関する重要な文書 ①工事請負契約書 ②工事台帳 ①土木事業関係諸団体に関する文書 ②土木事業に関する照会、回答等の軽易な文書 ①土木事業に関する軽易な文書 1　道路橋りょう ①道路台帳 ②路線の認定変更廃止に関する文書 ③橋りょう台帳 ④道路橋りょうの重要事業に関する文書 ①道路占用に関する文書 ①道路占用許可に関する文書 ②道路掘削許可に関する文書 ③道路工事に関する文書 ④橋りょう工事に関する文書　 2　河川砂防 ①河川に関する重要な文書 ①河川占用に関する文書 ②砂防事業に関する文書 ①河川道路工事に関する文書 ①河川に関する軽易な文書 3　水道 ①水道の重要事業に関する文書 ②水道台帳　 ①水道工事に関する文書　 4　下水道 ①下水道の重要事業に関する文書 ②下水道台帳　 ①下水道工事に関する文書　 5　農業集落排水 ①農業集落排水の重要事業に関する文書 ②農業集落排水台帳　 ①農業集落排水工事に関する文書　 6　地籍調査 ①地籍調査に関する重要な文書 ②地籍調査の成果 ①委託請負契約書 ②地籍調査事業の補助金に関する文書 ③補償に関する文書 ①地籍調査に関する文書 ①地籍調査に関する軽易な文書 7　公共土木施設災害復旧 ①公共土木施設災害復旧に関する重要な文書 ①補助金に関する文書 ②工事請負契約書　 ①災害に関する軽易な文書 K　都市計画 0　諸務 ①補償に関する文書 ①工事請負契約書 ②工事台帳 ①都市計画連絡協議会に関する文書 ②都市計画に関する諸務文書 ①都市計画に関する軽易な文書 1　計画 ①都市計画の重要事業に関する文書 ②都市計画事業申請に関する文書 ①都市計画に関する諸調査資料 ②都市計画審議会に関する重要な文書 ①都市計画審議会に関する文書 ②都市計画に関する照会回答等の軽易な文書　 2　建築 ①建築に関する重要な文書 ②建築申請に関する文書 ①建築付属施設及び建物営繕に関する文書 ②工事請負契約に関する文書 ③工事台帳 ①建物営繕に関する軽易な文書　 3　区画整理 ①区画整理申請施行に関する文書 ②換地に関する文書 ①区画整理に関する文書 ②町名、字の設定及び変更に関する文書 ①区画整理に関する軽易な文書 ②建築等行為許可に関する文書　 4　公園 ①公園に関する重要な文書 ②公園台帳 ①公園管理に関する文書 ①公園使用に関する軽易な文書　 L　社会福祉 0　諸務 ①民生委員台帳　 ①青少年問題に関する文書 ②社会福祉協議会に関する文書 ③保護司会に関する文書 ④更正保護女性会に関する文書 ⑤民生委員に関する文書 ⑥証明交付に関する文書 ⑦社会福祉に関する照会回答諸務文書 ①社会福祉に関する軽易な文書 1　援護救護 ①身体障害者更生指導台帳 ②行旅病人及び死亡人取扱いに関する文書 ①社会福祉事業法による届出書 ②生活保護費支給に関する文書 ①生活保護に関する文書 ②障害者に関する文書 ③母子相談に関する文書 ①援護救護に関する軽易な文書 2　児童福祉 ①児童福祉施設の設置及び管理に関する文書 ①児童福祉関係費用及び負担金に関する文書 ②母子手帳交付に関する文書 ①児童福祉事業の実施及び施設の運営に関する文書 ①児童福祉に関する軽易な文書 3　高齢福祉 ①高齢福祉に関する重要な文書 ①老人措置台帳 ①高齢福祉事業の実施及び施設の運営に関する文書 ①高齢福祉に関する軽易な文書 4　災害救助 ①災害救助に関する重要な文書 ①災害救助隊の組織及び運営に関する文書 ①災害救助に関する文書 ②水難救護に関する文書 ③漂流物に関する文書 ①災害救助に関する軽易な文書 5　国民健康保険 ①国民健康保険開設に関する重要な文書 ②保険運営に関する重要な文書 ①被保険者台帳 ②運営協議会に関する文書 ①国保団体連合会に関する文書 ②療養給付の審査に関する文書 ③療養費に関する文書 ④被保険者の保険指導に関する文書 ⑤保険統計に関する文書 ①国民健康保険に関する軽易な文書 6　国民年金 ①国民年金に関する重要な文書 ②受給権者名簿　 ①国民年金諸団体に関する文書 ①国民年金に関する軽易な文書 7　老人保健 ①後期高齢者に関する重要な文書　 ①後期高齢者に関する文書　 8　介護保険 ①介護保険計画に関する重要な文書 ②介護保険運営に関する重要な文書 ①被保険者台帳 ①要介護認定に関する文書 ②保険給付に関する文書 ③介護保険諸統計及び報告に関する文書 ①介護保険に関する軽易な文書 M　衛生 0　諸務　　 ①衛生関係諸団体に関する文書 ①衛生に関する軽易な文書 1　埋火葬墓地 ①埋火葬及び改葬に関する重要な文書 ②墓地使用に関する文書　 ①埋火葬及び改葬に関する文書 ②埋火葬許可証明に関する文書 ③霊柩車使用料助成に関する文書 ④墓地に関する文書　 2　保健 ①保健事業に関する重要な文書 ①保健指導に関する台帳 ②乳幼児指導に関する台帳 ③予防接種に関する台帳 ④精神保健に関する台帳 ⑤老人保健に関する台帳 ①母子保健に関する文書 ②健康づくりに関する文書 ③歯科保健に関する文書 ④精神保健に関する文書 ⑤感染症保健に関する文書 ⑥老人保健に関する文書 ①保健に関する軽易な文書 3　防疫 ①健康危機管理に関する重要な文書 ①感染症、食中毒患者に関する重要な帳簿 ①犬の登録に関する文書 ②感染症予防に関する文書 ①防疫に関する軽易な文書 4　清掃 ①一般廃棄物処理計画に関する重要な文書　 ①廃棄物の処理及び清掃に関する文書 ②一般廃棄物処理業の許可に関する文書 ①廃棄物処理及び清掃に関する軽易な文書 5　公害　　 ①公害による特定施設設置届出等に関する文書 ①公害に関する軽易な文書 6　土砂　　 ①土砂等の埋め立て等に関する文書 ①土砂等の埋め立て等に関する軽易な文書 N　経済 0　諸務　　 ①農林に関する文書 ②農業協同組合等経済団体に関する文書 ①農林に関する軽易な文書 1　農林 ①農林施策の計画、経過に関する重要な文書 ②統計書、研究資料等で重要な文書 ③許可・認可その他行政処分に関する重要な文書 ④契約その他権利義務に関する重要な文書 ⑤農林災害復旧に関する重要な文書 ①農林普及のための補助事業に関する文書 ②農林施策の計画、経過に関する文書 ③許可・認可その他行政処分に関する文書 ④契約その他権利義務に関する文書 ⑤建議書・請願書・陳情書等に関する重要な文書 ①食糧増産計画指導に関する文書 ②植物病虫害防除に関する文書 ③農林関係補助金に関する軽易な文書 ④農機具及び肥料に関する文書 ⑤照会、回答等に関する文書 ⑥植林に関する文書 ①農林に関する軽易な文書 2　畜産 ①畜産施策の計画、経過に関する重要な文書 ①畜産振興のための補助事業に関する文書 ①畜産の生産に関する文書 ②畜産経営指導に関する文書 ③家畜衛生に関する文書 ④家畜共進会に関する文書 ⑤家畜飼料に関する文書 ①畜産に関する軽易文書 3　農地 ①農地の農家基本台帳 ②農業者年金の被保険者・受給権者の資格に関する文書 ③農業委員会委員の名簿及び職員の人事、表彰に関する文書 ④農地の納税猶予者に関する文書 ⑤国有農地の管理貸付徴収に関する文書 ①農地法の許認可に関する文書 ②農地法の証明に関する文書 ③農地法に基づく和解仲介・違反転用に関する文書 ④農作業標準賃金表 ⑤農業者年金の請求に関する文書 ⑥経営基盤強化・保有合理化に基づく農地利用集積・売買・貸借・資金融資制度に関する文書 ①農地法に係る法令・通知・通達に関する文書 ②農家基本台帳を基にした証明に関する文書 ③農業者年金の諸届出に関する文書 ④農業者年金の業務委託契約に関する文書 ⑤農業委員会選挙人名簿登載申請の調査に関する文書 ⑥農業委員会総会の規則に関する文書 ⑦建議要望等に関する文書 ⑧農業委員会補助金交付金に関する文書 ⑨経営基盤強化・保有合理化に基づく農地解約に関する文書 ⑩青色申告会に関する文書 ⑪農業委員会広報誌 ⑫調査に関する文書 ①農地法に関する軽易な文書 ②農業者年金に関する軽易な文書 ③農業委員会総会に関する軽易な文書 ④経営基盤強化・保有合理化に関する軽易な文書 ⑤農地の納税猶予の軽易な文書 ⑥国有農地管理の軽易な文書 ⑦青色申告会の軽易な文書 ⑧調査・事務処理の軽易な文書 4　商工 ①商工業振興に関する重要な文書 ②企業誘致に関する重要な文書 ③中小企業に関する重要な文書 ①商工業振興対策に関する文書 ①商工業振興に関する文書 ②企業誘致に関する文書 ③中小企業融資資金に関する文書 ④商工業諸届及び証明に関する文書 ⑤鉱業に関する文書 ⑥雇用に関する文書 ⑦消費者行政に関する文書 ①商工業振興に関する軽易な文書 ②企業誘致に関する軽易な文書 ③中小企業融資資金に関する軽易な文書 ④鉱業に関する軽易な文書 ⑤雇用に関する軽易な文書 ⑥消費者行政に関する軽易な文書 5　観光 ①観光施設の設置に関する重要な文書 ②観光施設の管理運営に関する重要な文書 ①観光計画に関する文書 ②観光事業に関する文書 ①観光行事に関する文書 ②観光宣伝に関する文書 ③観光協会に関する文書 ①観光に関する軽易な文書 O　地域情報 0　庶務 ①ケーブルテレビ運営に関する重要な文書 ①ケーブルテレビ運営委員会に関する文書 ①ケーブルテレビ運営に関する文書 ①ケーブルテレビ運営に関する軽易な文書 1　施設管理 ①放送施設に関する重要な文書 ②加入者に関する重要な文書 ③使用料に関する重要な文書　 ①放送施設に関する文書 ②加入者に関する文書 ③使用料に関する文書 ④伝送路工事に関する文書　 2　番組制作・放送 ①編集機材に関する重要な文書 ②番組供給に関する重要な文書 ③放送契約に関する重要な文書 ①放送番組審議会に関する文書 ①制作に関する文書 ②放送番組に関する文書　 P　消防 0　庶務 ①叙勲及び表彰に関する文書　 ①消防制度に関する文書 ②消防団体に関する文書 ③消防調査及び報告に関する文書 ④公務災害等に関する文書 ①消防制度、その他に関する軽易な文書 1　消火 ①相互応援協定に関する文書 ①消火団活動に関する文書 ①消防活動及び消防団出場に関する文書 ②消防施設整備に関する文書 ③消防団点検に関する文書 ①消火活動に関する軽易な文書 2　火災予防　　 ①火災予防に関する文書 ①火災予防に関する軽易な文書 3　消防団 ①消防団及び消防団員に関する重要文書 ①消防団の施設に関する文書 ②消防団の組織及び運営に関する文書 ①消防団の会議に関する文書 ②消防団員の教養訓練に関する文書 ①消防団の運営に関する軽易な文書 Q　防災 0　庶務 ①防災に関する計画　 ①危機管理に関する文書 ①危機管理に関する軽易な文書 1　震災 ①大規模震災記録に関する文書　　　別記(第24条関係) 回議用紙の記入要領　　〔起案〕　1　先方の文書　　　収受文書に基づいて起案する場合には、起案担当者が当該文書の発信年月日及び記号番号を記入し、不要のときは、斜線(左下隅から右上隅へ引く線。以下「斜線」について同じ。)を引く。　2　収受年月日　　　文書を収受した年月日を起案担当者が記入し、不要のときは、斜線を引く。　3　起案年月日　　　文書を起案した年月日を起案担当者が記入する。(起案に着手した日ではなく、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。) 　4　保存年限　　　起案担当者が、発生予定管理表に基づいて該当する数字又は文字を〇で囲む。なお、該当するものがない場合には括弧内に年数を記入する。　5　あて先　　　次に掲げるところにより、起案担当者が記入する。　　(1)　発信文書の相手方の職及び氏名を記入する。　　(2)　あて先が多く、記入できないときは、裏面又は別紙に書き、この欄に「裏面のとおり」又は「別紙のとおり」と記入する。　　(3)　庁内文書で課長名のものは、職名のみで氏名を省略する。　　(4)　起案文書は、内部での意思決定に使用するものであるから「様」などの敬称は、ここに記入しない。　6　発信者　　　起案担当者が、該当する発信者名を〇で囲み、それ以外の場合は、括弧内に職、氏名を記入する。なお、浄書の際、庁内文書で、課長名のものは、職名のみで氏名を省略する。　7　件名　　　決裁権者が意思の判断を誤らないように、また文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現するものとし、その末尾に申請、許可、照会、回答、通知等起案文書の性質を括弧書きで入れる。　8　伺い文　　　「このことについて、別紙(裏面)のとおり　　してよろしいでしようか。」とあるので空欄に「どうするか」の文字を記入し、不要の字句を2本線で消す。件名と伺い文の空欄に入れる文字を例示すると次のとおりである。　　　　　　　　件名　　　　　　　　　伺い文の文字　　　　公印規則の一部を改正する規則について　　　　　　制定　　　　県市町村文書事務連絡協議会について　　　　　　　開催　　　　公共下水道工事請負契約について　　　　　　　　　締結　　　　緑と花の運動実施計画について　　　　　　　　　　策定　　　　高齢者相談事業計画書について　　　　　　　　　　提出　　　　研修費補助金について　　　　　　　　　　　　　　交付決定　　　「どうするか」の部分の語句は、表示した例のほか照会、回答、通知、報告、申請、依頼、実施等である。　9　決裁区分　　　決裁区分は、その事案の決裁権者がだれであるかを明示するものであり、那珂川町決裁規程に基づいて該当する職を〇で囲む。　10　起案担当者　　(1)　起案担当者が、所属名及び職を記入し、署名押印する。　　(2)　係長が起案担当者となった場合、係長の決裁欄は、斜線を引く。　11　施行取扱上の注意　　　文書の取扱いについて特に注意を要する事項を記入する。(特に急を要するものは「至急」、秘密文書のものは「秘」、広報に登載するものは「広報登載」、その他「公印省略」等の注意事項を朱書する。) 　12　合議、供覧事項　　　合議を受けるべき内容を記入し、供覧の場合は、供覧の2字を〇で囲む。　13　公開・非公開の区分　　　当該文書が公開できるかできないかの判断をし、該当する数字を〇で囲む。この場合において、非公開と判断した場合は、非公開の理由等を記入する。　14　課の文書審査　　　外部へ発送する文書については、回議前に課の文書管理主任が確認印を押す。この場合において、当該文書管理主任が決裁に関与する場合においても押印する。　15　決裁　　(1)　職を兼務する場合は、それぞれの欄に押印する。　　(2)　那珂川町決裁規程により、上司の決裁を要しない場合は、必ずその欄に斜線を引く。　　(3)　職員が代決しようとする場合は、決裁欄に代決の表示をし押印しなければならない。　16　決裁年月日　　　決裁権者がその事案について意思表示をした日を記入する。　17　浄書照合　　　浄書依頼を当該回議用紙により行った場合に、事案を処理した者が認印する。　18　発信文書の記号・番号　　　発送する文書の記号及び番号を記入する。　19　公印承認　　　公印の押印に当たって、その使用が誤りでないことを確めた者を明示するための欄で、当該公印の管守者又は管守者の指示した者が認印する。　20　施行年月日　　　文書を発送した日又は事案を処理した日を施行担当者が記入する。　21　分類項目　　　中分類、小分類及び簿冊名称を記入する。　　〔回議用紙を供覧に用いる場合〕　　※印は、記入不要を表す。　1　先方の文書　　　事務担当者が当該文書の発信年月日及び記号番号を記入する。　2　収受年月日　　　文書を収受した年月日を事務担当者が記入する。　3　※起案年月日　4　保存年限　　　事務案担当者が、発生予定管理表に基づいて該当する数字又は文字を〇で囲む。なお、該当するものがない場合には括弧内に年数を記入する。　5　※あて先　6　※発信者　7　件名　　　当該文書の件名を転記する。　8　伺い文　　　「このことについて、別紙(裏面)のとおり」の次に「供覧します。」と明記し、不要の語句を2本線で消す。　9　※決裁区分　10　※起案担当者　11　施行取扱上の注意　　　文書の取扱いについて特に注意を要する事項を記入する。(特に急を要するものは「至急」、秘密文書のものは、「秘」、その他「一応供覧」等の注意事項を朱書する。) 　12　※合議、供覧事項　13　公開・非公開の区分　　　当該文書が公開できるかできないかの判断をし、該当する数字を〇で囲む。この場合において、非公開と判断した場合は、非公開の理由等を記入する。　14　※課の文書審査　15　※決裁　　　「供覧」と明記し、不要の語句を2本線で消す。　　(1)　職を兼務する場合は、それぞれの欄に押印する。　　(2)　那珂川町決裁規程の区分により、上司の供覧を要しない場合は、必ずその欄に斜線を引く。　16　※決裁年月日　17　※浄書照合　18　※発信文書の記号・番号　19　※公印承認　20　※施行年月日　21　分類項目　　　中ガイド、小ガイド及び簿冊名称を記入する。様式第1号(第7条関係) 文書処理簿収発　・　・　件名　第　　　　　号収発文書の日付、記号、番号・　　　　・発信　第　　　　号受信　処理経過月　　　日月　　　日月　　　日完結永年、10年、5年 1年綴　　　収発　・　・　件名　第　　　　　号収発文書の日付、記号、番号・　　　　・発信　第　　　　号受信　処理経過月　　　日月　　　日月　　　日完結永年、10年、5年 1年綴　　　収発　・　・　件名　第　　　　　号収発文書の日付、記号、番号・　　　　・発信　第　　　　号受信　処理経過月　　　日月　　　日月　　　日完結永年、10年、5年 1年綴　　　収発　・　・　件名　第　　　　　号収発文書の日付、記号、番号・　　　　・発信　第　　　　号受信　処理経過月　　　日月　　　日月　　　日完結永年、10年、5年 1年綴　　　様式第2号(第7条関係) (平22訓令9・追加) 指令番号簿指令番号指令年月日件名指令先補助金交付の場合備考補助金額交付年月日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第3号(第7条関係) (平22訓令9・旧様式第2号繰下) 年度　　発生予定文書管理表　　　　　　　課名　　　　　　主管課長　文書取扱主任　　　　分類　簿冊名称　保存年限　保存満了時期　収納場所　文書種別　所属係　備考　大　中　小現年次年　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第4号(第7条関係) (平22訓令9・旧様式第3号繰下) 年度　　課別文書管理表　　　　課名　　　　係名　　　　　　主管課長　文書取扱主任　　　　分類　薄冊名称　文書種別　保存年限　保存満了時期　収納場所　備考　大　中　小現年　次年　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第5号(第7条関係) (平22訓令9・旧様式第4号繰下) 年度　　引継文書目録　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書　　　　　　　　　　　　　　　　　課名　　　　　　主管課長　文書取扱主任　　　　分類　薄冊名称　保存年限　保存満了時期　引継後収納場所　文書種別　所属係　備考　大　中　小　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第6号(第7条関係) (平22訓令9・旧様式第5号繰下) 年度　　廃棄文書リスト　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書　　　　　　　　　　　　　　　　　課名　　　　　　主管課長　文書取扱主任　　　廃棄予定年月日　　　年　月　日　　分類　薄冊名称　完結年度　保存年限　保存満了　収納場所　文書種別　所属係　備考　年号　数字年号　時期現年　次年　引継　集中大　中　小　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第7号(第11条関係) (平22訓令9・旧様式第6号繰下) 特別扱い文書処理簿受領月日番号種類発信者名受信者名受領印備考　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第8号(第13条関係) (平22訓令9・旧様式第7号繰下) 収受日付印様式第9号(第13条関係) (平22訓令9・旧様式第8号繰下) 　受付印様式第10号(第15条関係) (平22訓令9・旧様式第9号繰下) 親展文書整理簿整理番号収受月日標題発送月日発信者名受信者名摘要　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第11号(第18条関係) (平19訓令15・一部改正、平22訓令9・旧様式第10号繰下) 回議用紙 (表) 　分類項目　　(中分類) ①　先方の文書年　　月　　日第　　　　　号 ②　収受年　　月　　日 ③　起案年　　月　　日　(小分類) ⑯　決裁年　　月　　日　(簿冊名称) ④　保存年限　1・5・10・永 (　　　　　　)　 ⑳　施行年　　月　　日 ⑤　あて先 ⑥　発信者町長名　副町長名　課長名　町名　その他(職氏名　　　　　　　　　　　) 　 ⑦　件名　 ⑧ このことについて、別紙(裏面)のとおり　　　　　　　　　　　　　してよろしいでしょうか。 ⑨　決裁区分　　町長　副町長　課長　　その他 (　　　　　　　　　　) ⑩　起案担当者(氏名) 　　　　　　　　　　課　　　　　　　　　　　係　職・氏名　　　　　　　　　　　　　　印 ⑪　施行・取扱い上の注意 ⑮　決裁町長副町長課長課長補佐係長　 ⑫　合議・供覧　(合議内容) 課長課長補佐係長　 ⑬ 　公開・非公開の区分 1　全部公開 2　一部非公開 3　時限非公開 4　全部非公開非公開の理由・箇所　解除年月備考 ⑭　課の文書審査　　　　文書取扱主任印 ⑰　浄書　　照合 ⑱　発信文書の記号・番号　　第　　　　　　号 ⑲　公印承認　　　押印数(　) (　) (　) (裏) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　様式第12号(第29条関係) (平22訓令9・旧様式第11号繰下) 　その1 条例等台帳平成　　年　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　那珂川町(条例・規則・規定・要綱・細則・告示) 番号題名制定改廃の別告示番号公布年月日施行年月日備考 1 　　　　　　 2 　　　　　　 3 　　　　　　 4 　　　　　　 5 　　　　　　 6 　　　　　　 7 　　　　　　 8 　　　　　　 9 　　　　　　 10 　　　　　　 11 　　　　　　 12 　　　　　　 13 　　　　　　　その2 14 　　　　　　 15 　　　　　　 16 　　　　　　 17 　　　　　　 18 　　　　　　 19 　　　　　　 20 　　　　　　 21 　　　　　　 22 　　　　　　 23 　　　　　　 24 　　　　　　 25 　　　　　　 26 　　　　　　 27 　　　　　　 28 　　　　　　　様式第13号(第29条関係) (平22訓令9・旧様式第12号繰下) 公告・告示簿月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　月　　　　日　件名　備考　第　　　　　　　　号　様式第14号(第43条関係) (平22訓令9・旧様式第13号繰下) 保存文書貸出簿総務課長検印保存文書利用職員完結年度薄冊名称貸出日返還日総務課立会職員名所属課名氏名　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

区分	記号	番号
条例		総務課長が備える条例等台帳(様式第12号その1．その2)による毎年1月1日に第1号から始まる区分ごとの番号
規則
訓令
公告		総務課長が備える公告・公示簿(様式第13号)による毎年4月1日に第1号から始まる区分ごとの番号
指令	那珂川町指令の次に別表第1に定める記号	指令番号簿による毎年4月1日に第1号から始まる一連の番号
その他の文書等	那珂の次に別表第1に定める記号	文書処理簿による毎年4月1日に第1号から始まる一連の番号(平成17年度は10月1日から始まる)

主管課名又は施設名	記号
総務課	総
企画財政課	企
税務課	税
住民生活課	住
健康福祉課	健
建設課	建
農林振興課	農
商工観光課	商
総合窓口課	総窓
会計課	会
上下水道課	水
環境総合推進室	環総

収発　・　・			件名
第　　　　　号
収発文書の日付、記号、番号		・　　　　・			発信
		第　　　　号			受信
処理経過	月　　　日			月　　　日		月　　　日	完結永年、10年、5年 1年綴

収発　・　・			件名
第　　　　　号
収発文書の日付、記号、番号		・　　　　・			発信
		第　　　　号			受信
処理経過	月　　　日			月　　　日		月　　　日	完結永年、10年、5年 1年綴

収発　・　・			件名
第　　　　　号
収発文書の日付、記号、番号		・　　　　・			発信
		第　　　　号			受信
処理経過	月　　　日			月　　　日		月　　　日	完結永年、10年、5年 1年綴

収発　・　・			件名
第　　　　　号
収発文書の日付、記号、番号		・　　　　・			発信
		第　　　　号			受信
処理経過	月　　　日			月　　　日		月　　　日	完結永年、10年、5年 1年綴

指令番号	指令年月日	件名	指令先	補助金交付の場合		備考
指令番号	指令年月日	件名	指令先	補助金額	交付年月日	備考

受領月日	番号	種類	発信者名	受信者名	受領印	備考

整理番号	収受月日	標題	発送月日	発信者名	受信者名	摘要

番号	題名	制定改廃の別	告示番号	公布年月日	施行年月日	備考
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号
月　　　　日	件名	備考
第　　　　　　　　号

総務課長検印	保存文書利用職員		完結年度	薄冊名称	貸出日	返還日	総務課立会職員名
総務課長検印	所属課名	氏名	完結年度	薄冊名称	貸出日	返還日	総務課立会職員名

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28